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Vorlage für den Einreichungs-Tracker

Zuletzt aktualisiert 11. Mai 20269 Min. Lesezeit

Wenn du Literaturagenturen anfragst, Kurzgeschichten an Magazine einreichst oder Sachbücher Verlagen pitchst, wird dir innerhalb weniger Monate die mentale Kapazität ausgehen, um nachzuhalten, wo alles steht. Wer hat es? Wann hast du es geschickt? Haben sie geantwortet? Hast du nachgefragt? Welche Agenturen haben das vollständige Manuskript angefordert, welche nur die ersten fünfzig Seiten? Welche Magazine akzeptieren Simultaneinreichungen und welche nicht? Ohne System schickst du irgendwann dasselbe Projekt zweimal an dieselbe Agentur, oder du antwortest einer interessierten Lektorin nicht, weil du die E-Mail übersehen hast, oder ziehst einen Text zurück, der woanders noch in Prüfung war.

Diese Vorlage gibt dir einen funktionierenden Einreichungs-Tracker. Sie ist für Romanautorinnen gebaut, die Agenturen anfragen, aber dieselbe Struktur funktioniert für Kurzprosa-Autorinnen, die an Literaturmagazine einreichen, für Sachbuchautorinnen, die Verlage pitchen, und für Drehbuchautorinnen, die Skripteinreichungen verfolgen. Die Disziplin ist dieselbe: jede Einreichung erfassen, jede Antwort protokollieren und die nächste Entscheidung sichtbar machen.

Ein Rahmenprinzip. Der Tracker ist nicht nur Buchhaltung – er ist ein strategisches Dokument. Den Tracker alle paar Wochen zu lesen, deckt Muster auf. Welche Art von Agenturen antwortet am schnellsten? Welche Manuskriptversionen haben das stärkste Interesse erzeugt? Wo häufen sich die Absagen, und was haben sie womöglich gemeinsam? Der Tracker ist deine Rückkopplungsschleife für deine eigene Einreichungsstrategie.

Abschnitt 1: Der Projektkopf

Jedes Projekt bekommt seinen eigenen Tracker. Halte für jedes fest:

Projekttitel: Inklusive aller Titeländerungen während des Einreichungsprozesses.
Wortzahl: Finale Manuskriptlänge. Nützlich, um auf die Wortzahl-Präferenzen von Agenturen und Verlagen zu passen.
Genre und Subgenre: Konkret. „Fantasy für Erwachsene“ ist Genre; „epische Fantasy mit Hard-Magic und weiblicher Hauptfigur“ ist Subgenre. Subgenre bestimmt oft, welche Agenturen gute Treffer sind.
Vergleichstitel: Drei bis fünf Comp Titles, die dein Buch im Markt verorten. Du wirst sie in Anfragen referenzieren.
Vorbereitete Materialien: Anfrageschreiben, Synopsis (einseitige und längere Fassungen), erste zehn Seiten, erstes Kapitel, erste drei Kapitel, vollständiges Manuskript. Welche Versionen du verschickbar bereit hast.
Datum der ersten Einreichung: Wann die Einreichungskampagne begann. Nützlich, um die Gesamtdauer zu verfolgen.

Abschnitt 2: Die Empfänger-Datenbank

Halte für jede Agentur, jedes Magazin oder jeden Verlag, an die du einreichen könntest, fest:

Identifikation

Name: Die konkrete Person, nicht nur die Agentur oder Publikation.
Organisation: Die Agentur, das Magazin oder der Verlag.
Position: Senior Agent, Volontär-Lektorin, Associate Publisher. Nützlich, um Seniorität und Befugnis einzuordnen.
E-Mail: Die Einreichungsadresse, oft anders als die persönliche Adresse.

Einreichungsanforderungen

Was sie wollen: Nur Anfrage, Anfrage plus erste zehn Seiten, Anfrage plus erstes Kapitel, Teilmanuskript (50 Seiten), vollständiges Manuskript auf Anfrage. Unterschiedliche Anforderungen bedeuten, dass unterschiedliche Versionen deiner Materialien bereit sein müssen.
Wie einzureichen ist: E-Mail, Online-Formular (QueryTracker, agenturspezifisches Portal), Briefpost. Letzteres wird zunehmend selten gebraucht.
Simultaneinreichungen akzeptiert: Ja / Nein / Ja, wenn offengelegt. Für Kurzprosa-Einreichungen ist das entscheidend. Bei Romananfragen akzeptieren die meisten Agenturen Simultananfragen.
Antwortzeit: Angegebene Zeit (oft 6 bis 12 Wochen). Hilfreich, um zu wissen, wann nachgehakt werden kann.
„Keine Antwort heißt Absage“-Politik: Viele Agenturen und Magazine antworten nicht auf Absagen. Das im Voraus zu wissen, erspart dir endloses Warten.

Passungsnotizen

Warum sie passen: Kurze Notiz, warum diese Agentur oder dieses Magazin ein guter Treffer für dein Projekt ist. Ihre genannten Interessen, ihre Klientenliste, ihre veröffentlichten Autorinnen, ihr Impressum. Das „Warum“ macht dein Anfrageschreiben konkret und rettet dich, wenn du Dutzende von Einreichungen personalisierst.
Verbindung oder Empfehlung, falls vorhanden: „Auf der Konferenz 2025 getroffen“ oder „Ihre Klientin Autorin X hat mir empfohlen, sie anzufragen.“
Persönliche Präferenzen-Notizen: „Bevorzugt figurengetriebene Belletristik“ oder „Sagte im letzten Interview, sie suche nach Mystery.“ Was du auch über ihre Wünsche gelernt hast.

Was du hier schreibst: Einen vollständigen Eintrag für jede Agentur, jedes Magazin und jeden Verlag, an die du einreichen könntest. Baue diese Datenbank auf, bevor du anfängst anzufragen; nicht während du anfragst.

Abschnitt 3: Das Einreichungs-Logbuch

Jede Einreichung bekommt eine Zeile im Logbuch. Das Logbuch ist das Rückgrat des Trackers.

Für jede Einreichung:

Empfängerin: Verknüpft mit dem Datenbankeintrag.
Einreichungsdatum: Der Tag, an dem die Einreichung rausging.
Verschickte Materialien: Nur Anfrage / Anfrage + 10 Seiten / Anfrage + erstes Kapitel / Teilmanuskript / vollständiges. Abgleichen mit dem, was die Empfängerin verlangt hat.
Version des Anfrageschreibens: Wenn du am Anfrageschreiben gearbeitet hast, verfolge, welche Version wohin ging. Die Daten sind später nützlich, um Antwortquoten zu vergleichen.
Personalisierungsnotizen: Alles, was für diese Einreichung spezifisch ist. Der Aufhänger, den du verwendet hast, der Comp Title, den du erwähnt hast, die Empfehlung, auf die du dich berufen hast.
Antwort erwartet bis: Einreichungsdatum plus das angegebene Antwortfenster.

Abschnitt 4: Antwortverfolgung

Verfolge für jede Einreichung die eintreffenden Antworten.

Status: Ausstehend, abgelehnt (Standard), abgelehnt (personalisiert), Teilmanuskript angefordert, vollständig angefordert, Vertretungsangebot (oder Verlagsangebot), zurückgezogen.
Antwortdatum: Wann die Antwort einging.
Antwortzeit: Berechnet – Tage von Einreichung bis Antwort. Nützlich, um Agenturen zu erkennen, die verlässlich schnell oder langsam sind.
Antwortinhalt: Die eigentliche Antwort, zusammengefasst. Standardabsagen lassen sich mit einem einzigen Tag erfassen. Personalisierte Absagen verdienen ausführlichere Notizen – die Spezifika enthalten oft wertvolles Feedback.
Folgemaßnahmen: Was du als Nächstes tun musst. Das angeforderte Teilmanuskript senden? Eine Dankesnotiz schreiben? In sechs Monaten mit dem nächsten Buch erneut anfragen? Comp Titles auf Basis der Absagerückmeldung aktualisieren?

Abschnitt 5: Die aktive Pipeline

Eine Ansicht, die nur die aktuell laufenden Einreichungen zeigt. Filtere das Logbuch nach Status „ausstehend“, „Teilmanuskript angefordert“ oder „vollständig angefordert“, und du hast deine aktive Pipeline auf einen Blick.

Diese Ansicht prüfst du jeden Montag. Sie sagt dir:

Wie viele Eisen im Feuer liegen.
Welche Antworten überfällig sind und ein höfliches Nachhaken wert sind.
Welche Agenturen dein vollständiges Manuskript gerade haben (und welche du daher benachrichtigen müsstest, falls du ein Angebot erhältst).
Ob du mehr Agenturen anfragen solltest, um die Pipeline voll zu halten.

Eine gesunde Pipeline für Romananfragen hat typischerweise 5 bis 10 aktive Anfragen zu jedem Zeitpunkt, dazu weitere 20 bis 30 versendet, die entweder abgelehnt oder über ihrem Antwortfenster sind. Weniger, und du erzeugst nicht genug Volumen, um aus Absagen etwas zu lernen. Mehr, und du riskierst, den Überblick zu verlieren.

Abschnitt 6: Die Strategiebesprechung

Führe diese Besprechung alle 6 bis 8 Wochen während einer Einreichungskampagne durch. Hier hört der Tracker auf, Buchhaltung zu sein, und wird zum strategischen Werkzeug.

Bisherige Einreichungen insgesamt: Volumen.
Antwortquote: Welcher Prozentsatz der Einreichungen hat überhaupt eine Antwort erzeugt (Absage oder Anforderung).
Anforderungsquote: Welcher Prozentsatz hat Teil- oder Vollanforderungen erzeugt. Für Romane ist alles über 5 bis 10 % solide; unter 3 % deutet darauf hin, dass das Anfrageschreiben oder die ersten Seiten Arbeit brauchen.
Inhalte personalisierter Absagen: Welche Muster zeichnen sich ab? Wenn mehrere Agenturen dasselbe Thema ansprechen (die Eröffnung, die Stimme der Hauptfigur, das Pacing), ist das ein Signal, das du ernst nehmen solltest.
Anpassungen, die zu erwägen sind: Anfrageschreiben überarbeiten? Erstes Kapitel überarbeiten? Genre-Positionierung ändern? Die Zielliste verbreitern oder verengen? Pausieren und das Manuskript selbst überarbeiten?

Abschnitt 7: Die Angebotsphase

Wenn du ein Vertretungsangebot (bei Romananfragen) oder ein Veröffentlichungsangebot (bei Kurzprosa) erhältst, wechselt der Tracker in einen anderen Modus. Halte fest:

Details des Angebots: Wer, wann, Zusammenfassung der Konditionen.
Andere zu benachrichtigende Agenturen: Allen, die aktuell dein vollständiges Manuskript haben, muss mitgeteilt werden, dass du ein Angebot hast, mit einer angemessenen Frist (üblich sind 1 bis 2 Wochen). Dieses Protokoll ist wichtig und breit respektiert.
Vergleichsnotizen: Wenn du mehrere Angebote erhältst, halte Fragen und Antworten aus jedem Gespräch fest. Verschiedene Agenturen arbeiten unterschiedlich, und die Frage der „Passung“ ist mindestens so wichtig wie die Details des Angebots.
Geführte Referenzgespräche: Wenn du mit aktuellen Klientinnen einer anbietenden Agentur gesprochen hast, halte fest, was du erfahren hast.

So passt du diese Vorlage an

Für Romananfragen: Nutze jeden Abschnitt. Plane, in Schüben von jeweils 8 bis 12 Agenturen anzufragen. Die meisten erfolgreichen Anfragekampagnen umfassen 60 bis 120 Anfragen über 6 bis 18 Monate.
Für Kurzprosa-Einreichungen: Abschnitt 2 (Empfänger-Datenbank) und Abschnitt 3 (Einreichungs-Logbuch) sind am wichtigsten. Verfolge Simultaneinreichungen sorgfältig und ziehe sofort zurück, wenn eine Geschichte woanders angenommen wird.
Für Sachbuchexposés: Füge einen Abschnitt hinzu, welche Agenturen die Art von Sachbuch vertreten, die du schreibst. Die Vertretung von Sachbüchern ist spezialisierter als die von Belletristik.
Für Drehbuchautorinnen: Passe Abschnitt 2 an, um Produktionsfirmen, Manager und Wettbewerbe zu verfolgen. Die Form der Pipeline ist anders, aber die Disziplin ist dieselbe.
Für Selfpublisherinnen: Ersetze die Datenbank von Agenturen und Verlagen durch einen Launch- und Marketing-Tracker. Dieselbe Vorlagenstruktur – Empfängerinnen, Einreichungen, Antworten – passt sich für Outreach an Bloggerinnen, Podcasterinnen und Buchclubs an.

Verfolge deine Einreichungen in Plotiar. Halte Versionen deines Anfrageschreibens, Empfänger-Datenbank und Einreichungs-Logbuch in einem Projekt, damit das strategische Bild immer sichtbar ist. Kostenlos ausprobieren.