Modèle

Modèle Suivi des Envois

Dernière mise à jour 11 mai 20269 min de lecture

Si vous démarchez des agents littéraires, soumettez des nouvelles à des magazines ou pitchez de la non-fiction à des éditeurs, vous allez manquer de capacité mentale pour suivre où se trouve chaque chose en l'espace de quelques mois. Qui l'a ? Quand l'avez-vous envoyé ? Ont-ils répondu ? Avez-vous relancé ? Quels agents ont demandé le manuscrit complet, et lesquels seulement les cinquante premières pages ? Quels magazines acceptent les soumissions simultanées et lesquels non ? Sans système, vous finirez par renvoyer le même projet au même agent deux fois, ou par ne pas répondre à un éditeur intéressé parce que vous avez raté l'e-mail, ou par retirer un texte encore en lecture ailleurs.

Ce modèle vous donne un suivi des envois opérationnel. Il est conçu pour les romanciers qui démarchent des agents, mais la même structure fonctionne pour les nouvellistes qui soumettent à des revues littéraires, les auteurs non fictionnels qui pitchent des éditeurs et les scénaristes qui suivent des soumissions de scripts. La discipline est la même : consigner chaque envoi, noter chaque réponse et rendre la prochaine décision visible.

Un principe de cadrage. Le suivi n'est pas qu'un livre de comptes : c'est un document stratégique. Relire le suivi toutes les quelques semaines révèle des schémas. Quels types d'agents répondent le plus vite ? Quelles versions du manuscrit ont généré le plus d'intérêt ? Où se concentrent les refus, et qu'ont-ils en commun ? Le suivi, c'est votre boucle de rétroaction sur votre propre stratégie de soumission.

Section 1 : L'en-tête du projet

Chaque projet a son propre suivi. Pour chacun, notez :

Titre du projet : Y compris les changements de titre durant la campagne de soumission.
Nombre de mots : Compte final du manuscrit. Utile pour aligner les préférences de longueur des agents et des éditeurs.
Genre et sous-genre : Précisément. « Fantasy adulte » est un genre ; « fantasy épique avec magie dure et héroïne » est un sous-genre. Le sous-genre détermine souvent quels agents sont de bons fits.
Titres comparables : Trois à cinq comp titles qui situent votre livre sur le marché. Vous les référencerez dans les queries.
Matériaux prêts : Lettre de soumission, synopsis (versions d'une page et plus longues), dix premières pages, premier chapitre, trois premiers chapitres, manuscrit complet. Quelles versions vous avez prêtes à envoyer.
Date de premier envoi : Quand la campagne de soumission a commencé. Utile pour suivre le temps total écoulé.

Section 2 : La base des destinataires

Pour chaque agent, magazine ou éditeur que vous pourriez démarcher, notez :

Identification

Nom : La personne précise, pas seulement l'agence ou la publication.
Organisation : L'agence, le magazine ou l'éditeur.
Titre : Agent senior, éditeur assistant, éditeur associé. Utile pour comprendre l'ancienneté et l'autorité.
E-mail : L'adresse de soumission, souvent différente de l'adresse personnelle.

Exigences de soumission

Ce qu'ils veulent : Lettre seule, lettre plus dix premières pages, lettre plus premier chapitre, partiel (50 pages), manuscrit complet sur demande. Des exigences différentes signifient que différentes versions de vos matériaux doivent être prêtes.
Comment soumettre : E-mail, formulaire en ligne (QueryTracker, portail propre à l'agence), courrier postal. De plus en plus rare pour le troisième.
Soumissions simultanées acceptées : Oui / Non / Oui si déclaré. Pour la fiction brève, c'est critique. Pour les queries de roman, la plupart des agents acceptent les soumissions simultanées.
Délai de réponse : Délai annoncé (souvent 6 à 12 semaines). Utile pour savoir quand relancer.
Politique « pas de réponse = refus » : Beaucoup d'agents et de magazines ne répondent pas aux refus. Le savoir à l'avance vous évite d'attendre indéfiniment.

Notes d'adéquation

Pourquoi ils conviennent : Note brève sur la raison pour laquelle cet agent ou ce magazine est un bon match pour votre projet. Leurs intérêts déclarés, leur liste de clients, leurs auteurs publiés, leur masthead. Le « pourquoi » rend votre lettre de soumission précise et vous sauve quand vous personnalisez des dizaines d'envois.
Lien ou recommandation, le cas échéant : « Rencontré à la conférence de 2025 » ou « Leur cliente Auteur X m'a recommandé de les démarcher. »
Notes de préférences personnelles : « Préfère la fiction portée par les personnages » ou « A dit dans sa dernière interview qu'elle cherche du mystère. » Tout ce que vous avez appris sur ce qu'ils veulent.

Ce qu'il faut écrire ici : Une entrée complète pour chaque agent, magazine ou éditeur que vous pourriez démarcher. Construisez cette base avant de commencer à démarcher, pas pendant.

Section 3 : Le journal des envois

Chaque envoi a une ligne dans le journal. Le journal est la colonne vertébrale du suivi.

Pour chaque envoi :

Destinataire : Relié à l'entrée de la base.
Date d'envoi : Le jour où l'envoi est parti.
Matériaux envoyés : Lettre seule / lettre + 10 pages / lettre + premier chapitre / partiel / complet. À aligner sur ce que le destinataire a demandé.
Version de la lettre de soumission : Si vous avez itéré sur votre lettre, suivez quelle version est partie où. Les données seront utiles plus tard pour comparer les taux de réponse.
Notes de personnalisation : Tout ce qui est propre à cet envoi. L'accroche utilisée, le comp title mentionné, la recommandation citée.
Réponse attendue avant le : Date d'envoi plus la fenêtre annoncée.

Section 4 : Suivi des réponses

Pour chaque envoi, suivez les réponses à mesure qu'elles arrivent.

Statut : En attente, refusé (formulaire), refusé (personnalisé), partiel demandé, complet demandé, offre de représentation (ou de publication), retiré.
Date de réponse : Quand vous avez reçu la réponse.
Délai de réponse : Calculé : jours entre envoi et réponse. Utile pour repérer les agents fiablement rapides ou lents.
Contenu de la réponse : La réponse réelle, en résumé. Les refus formulaires peuvent être consignés d'une simple étiquette. Les refus personnalisés méritent des notes plus détaillées : les spécificités contiennent souvent des retours précieux.
Actions de suivi : Ce que vous devez faire ensuite. Envoyer le partiel demandé ? Envoyer un mot de remerciement ? Redémarcher dans six mois avec le livre suivant ? Mettre à jour les comp titles à la lumière du retour ?

Section 5 : Le pipeline actif

Une vue qui fait remonter uniquement les envois actuellement en jeu. Filtrez le journal sur statut = en attente, partiel demandé ou complet demandé, et vous avez votre pipeline actif en un coup d'œil.

Cette vue, c'est ce que vous consultez chaque lundi. Elle vous dit :

Combien de fers sont au feu.
Quelles réponses sont en retard et valent une relance polie.
Quels agents détiennent votre manuscrit complet en ce moment (et donc lesquels vous devriez notifier si vous recevez une offre).
S'il faut démarcher davantage d'agents pour maintenir le pipeline plein.

Un pipeline sain de queries de roman compte en général 5 à 10 queries actives à tout moment, plus 20 à 30 envoyées et soit refusées soit en attente au-delà de la fenêtre annoncée. Moins, et vous ne générez pas assez de volume pour apprendre quoi que ce soit des refus. Plus, et vous risquez de perdre le fil.

Section 6 : La revue stratégique

Faites cette revue toutes les 6 à 8 semaines pendant une campagne de soumission. C'est là que le suivi cesse d'être un livre de comptes pour devenir un outil stratégique.

Total d'envois à date : Volume.
Taux de réponse : Quel pourcentage d'envois a généré une quelconque réponse (refus ou demande).
Taux de demande : Quel pourcentage a généré des demandes de partiel ou de complet. Pour les romans, tout ce qui est au-dessus de 5 à 10 % est solide ; en dessous de 3 %, cela suggère que la lettre de soumission ou les premières pages ont besoin de travail.
Contenu des refus personnalisés : Quels schémas émergent ? Plusieurs agents mentionnant le même problème (l'ouverture, la voix du protagoniste, le rythme) est un signal à écouter.
Ajustements à envisager : Réviser la lettre ? Réviser le premier chapitre ? Changer le positionnement de genre ? Élargir ou resserrer la liste cible ? Faire une pause et réviser le manuscrit lui-même ?

Section 7 : L'étape de l'offre

Si vous recevez une offre de représentation (pour les queries de roman) ou de publication (pour la fiction brève), le suivi entre dans un autre mode. Notez :

Détails de l'offre : Qui, quand, résumé des conditions.
Autres agents à prévenir : Quiconque détient actuellement votre manuscrit complet doit être informé que vous avez une offre, avec une échéance raisonnable (en général 1 à 2 semaines). Ce protocole est important et largement respecté.
Notes de comparaison : Si vous recevez plusieurs offres, notez les questions et réponses de chaque entretien. Des agents différents travaillent de façons différentes, et la question du « fit » est au moins aussi importante que les spécificités de l'offre.
Appels de référence effectués : Si vous avez parlé à des clients actuels d'un agent qui vous propose une offre, notez ce que vous avez appris.

Comment personnaliser ce modèle

Pour le démarchage de roman : Utilisez chaque section. Prévoyez de démarcher par lots de 8 à 12 agents à la fois. Les campagnes de queries qui aboutissent comptent en général 60 à 120 queries totales sur 6 à 18 mois.
Pour les soumissions de fiction brève : La section 2 (base des destinataires) et la section 3 (journal des envois) sont les plus importantes. Suivez les soumissions simultanées de près, et retirez immédiatement si une nouvelle est acceptée ailleurs.
Pour les propositions non fictionnelles : Ajoutez une section sur les agents qui représentent le type de non-fiction que vous écrivez. L'agence en non-fiction est plus spécialisée qu'en fiction.
Pour les scénaristes : Adaptez la section 2 pour suivre les sociétés de production, les managers et les concours. La forme du pipeline est différente mais la discipline est la même.
Pour l'auto-édition : Remplacez la base des agents et éditeurs par un suivi de lancement et marketing. La même structure de modèle -- destinataires, envois, réponses -- s'adapte à l'approche de blogueurs, podcasteurs et clubs de lecture.

Suivez vos envois dans Plotiar. Gardez vos versions de lettre de soumission, votre base de destinataires et votre journal d'envois dans un même projet, pour que la vue stratégique soit toujours visible. Essayez gratuitement.