Plotiar-Dokumentation/Docs

Aufgaben-Boards

Kanban-Boards, um Aufgaben und Meilensteine zu verfolgen, ohne deinen Workspace zu verlassen

Aufgaben-Boards sind Kanban-Boards, mit denen du Aufgaben, Meilensteine und To-dos verfolgst, ohne deinen Plotiar-Workspace zu verlassen. Egal, ob du einen Schreibplan organisierst, Überarbeitungs-Notizen verfolgst oder die Arbeit mit Mitautorinnen und Mitautoren koordinierst – Aufgaben-Boards halten alles sichtbar und in Spalten geordnet, die du selbst definierst.

Aufgaben-Board erstellen

Jedes Projekt kann mehrere Aufgaben-Boards haben – so trennst du unterschiedliche Arten von Arbeit. Zum Beispiel ein Board für Lektorats-Aufgaben und ein anderes für Recherche.

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    Projekt öffnen

    Wechsle in das Projekt, in dem das Aufgaben-Board entstehen soll.

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    Neues Aufgaben-Board anlegen

    Klick in der Seitenleiste auf die „+“-Schaltfläche und wähle im Inhaltstyp-Menü „Aufgaben-Board“. Dein neues Board öffnet sich mit einem Standardsatz an Spalten.

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    Spalten anpassen

    Benenne die Standardspalten so um, dass sie zu deinem Workflow passen, oder ergänze neue. Gängige Setups sind „Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt“, „Backlog / Schreiben / Review / Veröffentlicht“ – oder jede beliebige Struktur, die zu deinem Prozess passt.

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    Karten hinzufügen

    Klick unten in einer Spalte auf die „+“-Schaltfläche, um eine neue Karte anzulegen. Vergib einen Titel und optional Details wie Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Priorität und Tags.

TIPP
Wenn du unsicher bist, wie du dein Board strukturieren sollst, starte mit drei Spalten: „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Weitere Spalten kannst du später jederzeit ergänzen, wenn dein Workflow wächst.

Spalten

Spalten definieren die Stufen deines Workflows. Du entscheidest selbst, wie viele Spalten dein Board hat und wie sie heißen.

Spaltenverwaltung

Leg neue Spalten an, benenne bestehende um, sortiere sie per Drag-and-Drop oder lösche Spalten, die du nicht mehr brauchst. Beim Löschen einer Spalte werden auch ihre Karten entfernt – verschiebe sie also vorher, wenn du sie behalten willst.
  • •Eine Spalte legst du an, indem du rechts auf dem Board auf „Spalte hinzufügen“ klickst
  • •Eine Spalte benennst du um, indem du auf ihren Titel klickst und einen neuen Namen eingibst
  • •Spalten ordnest du um, indem du ihren Header an eine neue Position ziehst
  • •Eine Spalte löschst du über ihr Kontextmenü – die enthaltenen Karten werden mitentfernt
  • •Jede Spalte zeigt, wie viele Karten sie enthält
TIPP
Halte die Spaltenzahl überschaubar. Drei bis fünf Spalten reichen für die meisten Workflows. Zu viele Spalten machen das Board auf einen Blick unübersichtlich.

Karten

Karten sind die einzelnen Aufgaben auf deinem Board. Jede Karte kann reichhaltige Details tragen, damit du den vollen Kontext hast, ohne ein zweites Werkzeug öffnen zu müssen.

Titel & Beschreibung

Jede Karte hat einen Titel (Pflicht) und eine optionale Beschreibung für zusätzlichen Kontext. Der Titel erscheint in der Board-Ansicht, die Beschreibung siehst du, sobald du die Karte zum Bearbeiten öffnest.

Fälligkeitsdatum

Setze ein Fälligkeitsdatum, um Deadlines im Blick zu behalten. Fälligkeitsdaten nutzen smarte Formatierung – anstehende Termine erscheinen als „Morgen“ oder „In 3 Tagen“, überfällige werden hervorgehoben, damit nichts durchrutscht.

Priorität

Weise jeder Karte eine Prioritätsstufe zu: Niedrig, Mittel oder Hoch. Jede Stufe hat eine eigene Farbe – so erkennst du beim Überfliegen sofort, was hohe Priorität hat.

Tags

Vergib farbige Tags, um Karten zu kategorisieren. Tags erscheinen als kleine Badges auf der Karte und helfen dir, verwandte Aufgaben visuell zu gruppieren – etwa „Recherche“, „Schreiben“, „Lektorat“ oder Figurennamen.

Checklisten

Hänge an jede Karte Unteraufgaben als Checkliste. Hake Punkte ab, sobald sie erledigt sind. Ein Fortschrittsbalken auf der Karte zeigt, wie viele Punkte erledigt sind – du siehst den Stand, ohne die Karte zu öffnen.

Abschluss-Status

Markiere eine Karte als abgeschlossen, sobald sie fertig ist. Erledigte Karten werden auf dem Board visuell abgesetzt – so siehst du auf einen Blick, was fertig ist und was nicht.

Zum Bearbeiten einer Karte klickst du sie an – der Karteneditor öffnet sich. Von dort aus aktualisierst du jedes der oben genannten Felder. Per Rechtsklick öffnest du zusätzlich ein Kontextmenü mit Schnellaktionen: bearbeiten, duplizieren oder löschen.

Drag & Drop

Karten verschiebst du per Ziehen über das Board. Drag-and-Drop ist der wichtigste Weg, den Fluss der Aufgaben durch deine Workflow-Stufen zu steuern.

Karten frei verschieben

Klick eine Karte an, halte sie gedrückt und zieh sie an eine neue Position. Du kannst Karten zwischen Spalten verschieben, um sie durch deinen Workflow zu führen, oder innerhalb einer Spalte umsortieren, um Prioritäten anzupassen. Lass die Karte dort fallen, wo sie hin soll – das Board aktualisiert sich sofort.
  • •Zieh eine Karte von einer Spalte in eine andere, um ihren Status zu ändern – etwa von „Zu erledigen“ nach „In Arbeit“
  • •Zieh eine Karte innerhalb einer Spalte nach oben oder unten, um sie relativ zu anderen Karten neu zu ordnen
  • •Beim Ziehen zeigt ein visueller Platzhalter die Drop-Position – du siehst genau, wo die Karte landen wird
  • •Alle Drag-and-Drop-Änderungen werden automatisch gespeichert
TIPP
Karten innerhalb einer Spalte umzusortieren ist eine einfache Methode, relative Priorität sichtbar zu machen. Leg die wichtigsten Aufgaben oben in jede Spalte – so sind sie das Erste, was du siehst.

Betrachter-Modus

Mitwirkende mit der Rolle „Betrachter“ können das gesamte Aufgaben-Board sehen, aber keine Änderungen vornehmen. Der Betrachter-Modus bietet vollen Lese-Zugriff auf alle Spalten, Karten und Kartendetails.

Lesezugriff

Betrachtende können das Board durchstöbern, Karten öffnen, um Beschreibungen, Checklisten und Metadaten zu lesen, und den Gesamtzustand des Projekts einsehen. Sie können Karten oder Spalten weder hinzufügen, bearbeiten, verschieben noch löschen. Praktisch für Stakeholder, die Einblick in den Fortschritt brauchen, ohne den Plan ändern zu können.
  • •Betrachtende sehen dasselbe Board-Layout wie Bearbeitende, inklusive aller Kartendetails
  • •Drag-and-Drop ist im Betrachter-Modus deaktiviert – Karten lassen sich nicht verschieben
  • •Die „Hinzufügen“-Schaltflächen für Spalten und Karten sind für Betrachtende ausgeblendet
  • •Editor- und Eigentümer-Rollen können Karten, Spalten und Kommentare in vollem Umfang verwalten
TIPP
Wenn du mit Beta-Lesenden, Kund:innen oder anderen Stakeholdern arbeitest, die deinen Fortschritt sehen sollen, teile das Projekt mit ihnen als Betrachter. Sie bekommen volle Sicht auf dein Aufgaben-Board, ohne dass versehentliche Änderungen drohen.