Plotiar-Dokumentation/Hilfe

Aufgaben-Boards

Kanban-Boards, um Aufgaben und Meilensteine zu verfolgen, ohne deinen Arbeitsbereich zu verlassen

Aufgaben-Boards sind Kanban-Boards, mit denen du Aufgaben, Meilensteine und To-dos im Blick behältst, ohne deinen Plotiar-Arbeitsbereich zu verlassen. Ob du einen Schreibplan organisierst, Notizen zur Überarbeitung festhältst oder die Arbeit mit anderen abstimmst – Aufgaben-Boards halten alles sichtbar und geordnet, in Spalten, die du selbst festlegst.

Aufgaben-Board erstellen

Jedes Projekt kann mehrere Aufgaben-Boards haben, damit du verschiedene Arten von Arbeit trennen kannst – zum Beispiel ein Board für das Lektorat und ein anderes für die Recherche.

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    Projekt öffnen

    Wechsle in das Projekt, in dem das Aufgaben-Board entstehen soll.

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    Neues Aufgaben-Board anlegen

    Klick in der Seitenleiste auf die „+“-Schaltfläche und wähle im Inhaltstyp-Menü „Aufgaben-Board“. Dein neues Board öffnet sich mit einigen vorgegebenen Spalten.

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    Spalten anpassen

    Benenne die vorgegebenen Spalten so um, dass sie zu deinem Ablauf passen, oder lege neue an. Verbreitet sind etwa „Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt“, „Ideen / Schreiben / Prüfen / Veröffentlicht“ oder jede andere Struktur, die zu deiner Arbeitsweise passt.

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    Karten hinzufügen

    Klick unten in einer Spalte auf die „+“-Schaltfläche, um eine neue Karte anzulegen. Vergib einen Titel und optional Details wie Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Priorität und Tags.

TIPP
Wenn du nicht sicher bist, wie du dein Board aufbauen sollst, beginne mit drei Spalten: „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Weitere Spalten kannst du jederzeit ergänzen, wenn sich deine Arbeitsweise weiterentwickelt.

Spalten

Spalten stehen für die Stufen deines Arbeitsablaufs. Du entscheidest selbst, wie viele Spalten dein Board hat und wie sie heißen.

Spaltenverwaltung

Leg neue Spalten an, benenne bestehende um, sortiere sie per Drag-and-Drop oder lösche Spalten, die du nicht mehr brauchst. Beim Löschen einer Spalte werden auch ihre Karten entfernt – verschiebe sie also vorher, wenn du sie behalten willst.
  • •Eine Spalte legst du an, indem du rechts auf dem Board auf „Spalte hinzufügen“ klickst
  • •Eine Spalte benennst du um, indem du auf ihren Titel klickst und einen neuen Namen eingibst
  • •Spalten ordnest du um, indem du ihren Kopf an eine neue Position ziehst
  • •Eine Spalte löschst du über ihr Kontextmenü – die Karten darin werden mitgelöscht
  • •Jede Spalte zeigt, wie viele Karten sie enthält
TIPP
Halte die Zahl der Spalten überschaubar. Drei bis fünf Spalten reichen für die meisten Arbeitsabläufe. Bei zu vielen Spalten lässt sich das Board schlechter auf einen Blick erfassen.

Karten

Karten sind die einzelnen Aufgaben auf deinem Board. Jede Karte kann viele Details enthalten, sodass du den vollen Kontext hast, ohne ein anderes Werkzeug zu öffnen.

Titel & Beschreibung

Jede Karte hat einen Titel (Pflicht) und eine optionale Beschreibung für zusätzlichen Kontext. Der Titel erscheint in der Board-Ansicht, die Beschreibung siehst du, sobald du die Karte zum Bearbeiten öffnest.

Fälligkeitsdatum

Lege ein Fälligkeitsdatum fest, um Termine im Blick zu behalten. Fälligkeitsdaten werden verständlich angezeigt – anstehende Termine erscheinen als „Morgen“ oder „In 3 Tagen“, überfällige werden hervorgehoben, damit nichts untergeht.

Priorität

Weise jeder Karte eine Prioritätsstufe zu: Niedrig, Mittel oder Hoch. Jede Stufe hat eine eigene Farbe – so erkennst du beim Überfliegen sofort, was hohe Priorität hat.

Tags

Vergib farbige Tags, um Karten einzuordnen. Tags erscheinen als kleine Plaketten auf der Karte und helfen dir, zusammengehörige Aufgaben optisch zu gruppieren – etwa „Recherche“, „Schreiben“, „Lektorat“ oder Figurennamen.

Checklisten

Füge jeder Karte Teilaufgaben als Checkliste hinzu. Hake Punkte ab, sobald sie erledigt sind. Ein Fortschrittsbalken auf der Karte zeigt, wie viele Punkte erledigt sind – so siehst du den Stand, ohne die Karte zu öffnen.

Erledigt-Status

Markiere eine Karte als abgeschlossen, sobald sie fertig ist. Erledigte Karten werden auf dem Board visuell abgesetzt – so siehst du auf einen Blick, was fertig ist und was nicht.

Um eine Karte zu bearbeiten, klickst du sie an, und der Karteneditor öffnet sich. Dort änderst du jedes der oben genannten Felder. Per Rechtsklick auf eine Karte öffnest du außerdem ein Kontextmenü mit Schnellaktionen: bearbeiten, duplizieren oder löschen.

Drag-and-Drop

Karten verschiebst du, indem du sie über das Board ziehst. Drag-and-Drop ist der wichtigste Weg, Aufgaben durch die Stufen deines Arbeitsablaufs zu bewegen.

Karten frei verschieben

Klick eine Karte an, halte die Maustaste gedrückt und zieh sie an eine neue Position. Du kannst Karten zwischen Spalten verschieben, um sie im Ablauf weiterzubringen, oder innerhalb einer Spalte umsortieren, um Prioritäten anzupassen. Lass die Karte dort los, wo sie hin soll, und das Board aktualisiert sich sofort.
  • •Zieh eine Karte von einer Spalte in eine andere, um ihren Status zu ändern – etwa von „Zu erledigen“ nach „In Arbeit“
  • •Zieh eine Karte innerhalb einer Spalte nach oben oder unten, um sie relativ zu anderen Karten neu zu ordnen
  • •Beim Ziehen zeigt ein Platzhalter, wo die Karte landen wird
  • •Alle Drag-and-Drop-Änderungen werden automatisch gespeichert
TIPP
Karten innerhalb einer Spalte umzusortieren ist eine einfache Möglichkeit, Prioritäten zu zeigen. Leg die wichtigsten Aufgaben ganz nach oben in jede Spalte – dann siehst du sie zuerst.

Betrachter-Modus

Mitwirkende mit der Rolle Betrachter sehen das gesamte Aufgaben-Board, können aber nichts ändern. Im Betrachter-Modus haben sie Nur-Lese-Zugriff auf alle Spalten, Karten und Kartendetails.

Nur-Lese-Zugriff

Betrachter können das Board durchsehen, Karten öffnen, um Beschreibungen, Checklisten und Metadaten zu lesen, und den Gesamtstand des Projekts einsehen. Karten oder Spalten hinzufügen, bearbeiten, verschieben oder löschen können sie nicht. Praktisch für alle, die den Fortschritt verfolgen sollen, ohne den Plan ändern zu können.
  • •Betrachter sehen dasselbe Board-Layout wie Bearbeiter, einschließlich aller Kartendetails
  • •Drag-and-Drop ist im Betrachter-Modus deaktiviert – Karten lassen sich nicht verschieben
  • •Die „Hinzufügen“-Schaltflächen für Spalten und Karten sind für Betrachter ausgeblendet
  • •Bearbeiter und Inhaber können Karten, Spalten und Kommentare uneingeschränkt verwalten
TIPP
Wenn du mit Testlesern, deiner Kundschaft oder anderen Beteiligten arbeitest, die deinen Fortschritt sehen sollen, teile das Projekt mit ihnen als Betrachter. So sehen sie dein ganzes Aufgaben-Board, ohne versehentlich etwas zu ändern.

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