Tableaux de tâches

Tableaux Kanban pour suivre les tâches et les jalons sans quitter votre espace de travail

Les tableaux de tâches sont des tableaux de style Kanban pour suivre les tâches, les jalons et les choses à faire sans quitter votre espace de travail Plotiar. Que vous gériez un calendrier d'écriture, suiviez des notes de révision ou coordonniez le travail avec des collaborateurs, les tableaux de tâches gardent tout visible et organisé dans des colonnes que vous définissez.

Créer un tableau de tâches

Chaque projet peut avoir plusieurs tableaux de tâches, vous pouvez donc séparer différents types de travail -- par exemple, un tableau pour les tâches éditoriales et un autre pour la recherche.

1
Ouvrez votre projet
Naviguez vers le projet dans lequel vous souhaitez ajouter un tableau de tâches.
2
Ajoutez un nouveau tableau de tâches
Cliquez sur le bouton « + » dans la barre latérale et sélectionnez « Tableau de tâches » dans le menu des types de contenu. Votre nouveau tableau s'ouvre avec un ensemble de colonnes par défaut.
3
Personnalisez vos colonnes
Renommez les colonnes par défaut pour correspondre à votre flux de travail, ou ajoutez-en de nouvelles. Les configurations courantes incluent « À faire / En cours / Terminé », « Backlog / Écriture / Révision / Publié » ou toute structure adaptée à votre processus.
4
Commencez à ajouter des cartes
Cliquez sur le bouton « + » en bas de n'importe quelle colonne pour créer une nouvelle carte. Donnez-lui un titre et, éventuellement, renseignez les détails comme la description, la date d'échéance, la priorité et les étiquettes.

ASTUCE

Si vous ne savez pas comment structurer votre tableau, commencez avec trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Vous pourrez toujours ajouter plus de colonnes par la suite au fur et à mesure que votre flux de travail évolue.

Colonnes

Les colonnes définissent les étapes de votre flux de travail. Vous avez un contrôle total sur le nombre de colonnes de votre tableau et sur le nom de chacune.

Gestion des colonnes

Créez de nouvelles colonnes, renommez celles existantes, réorganisez-les par glisser-déposer ou supprimez les colonnes dont vous n'avez plus besoin. Lorsque vous supprimez une colonne, toutes les cartes qu'elle contient sont également supprimées, alors déplacez d'abord les cartes vers une autre colonne si vous souhaitez les conserver.

•Ajoutez une colonne en cliquant sur le bouton « Ajouter une colonne » sur le côté droit du tableau
•Renommez une colonne en cliquant sur son titre et en tapant un nouveau nom
•Réorganisez les colonnes en faisant glisser leur en-tête vers une nouvelle position
•Supprimez une colonne depuis son menu contextuel -- les cartes à l'intérieur seront supprimées
•Chaque colonne affiche un compteur du nombre de cartes qu'elle contient

ASTUCE

Gardez un nombre gérable de colonnes. Trois à cinq colonnes couvrent généralement la plupart des flux de travail. Trop de colonnes peuvent rendre le tableau plus difficile à parcourir d'un coup d'œil.

Cartes

Les cartes sont les tâches individuelles de votre tableau. Chaque carte peut contenir un ensemble riche de détails pour vous donner tout le contexte nécessaire sans ouvrir un outil séparé.

Titre et description

Chaque carte a un titre (obligatoire) et une description optionnelle pour un contexte supplémentaire. Le titre apparaît sur la carte dans la vue du tableau, tandis que la description est visible lorsque vous ouvrez la carte pour la modifier.

Date d'échéance

Définissez une date d'échéance pour suivre les délais. Les dates d'échéance utilisent un formatage intelligent -- les dates à venir s'affichent comme « Demain » ou « Dans 3 jours », et les dates dépassées sont surlignées pour que rien ne passe entre les mailles du filet.

Priorité

Attribuez un niveau de priorité à chaque carte : Basse, Moyenne, Haute ou Urgente. Chaque niveau a une couleur distincte pour que vous puissiez parcourir le tableau et repérer les éléments prioritaires instantanément.

Étiquettes

Ajoutez des étiquettes colorées pour catégoriser les cartes. Les étiquettes apparaissent sous forme de petits badges sur la face de la carte, facilitant le regroupement visuel des tâches liées -- par exemple, « Recherche », « Écriture », « Révision » ou des noms de personnages.

Listes de contrôle

Ajoutez des sous-tâches à n'importe quelle carte sous forme de liste de contrôle. Cochez les éléments au fur et à mesure. Une barre de progression sur la carte montre combien d'éléments de la liste sont terminés, vous donnant une idée rapide de l'avancement sans ouvrir la carte.

Statut d'achèvement

Marquez une carte comme terminée pour indiquer qu'elle est finie. Les cartes terminées se distinguent visuellement sur le tableau pour que vous puissiez voir ce qui est fait et ce qui reste d'un seul coup d'œil.

Pour modifier une carte, cliquez dessus pour ouvrir l'éditeur de carte. De là, vous pouvez mettre à jour n'importe lequel des champs ci-dessus. Vous pouvez également faire un clic droit sur une carte pour accéder à un menu contextuel avec des actions rapides : modifier, dupliquer ou supprimer la carte.

Glisser-déposer

Déplacez les cartes sur le tableau en les faisant glisser. Le glisser-déposer est le moyen principal de gérer le flux des tâches à travers les étapes de votre flux de travail.

Déplacez les cartes librement

Cliquez et maintenez une carte, puis faites-la glisser vers une nouvelle position. Vous pouvez déplacer des cartes entre les colonnes pour les faire avancer dans votre flux de travail, ou réordonner les cartes au sein de la même colonne pour ajuster la priorité. Déposez la carte où vous le souhaitez et le tableau se met à jour instantanément.

•Faites glisser une carte d'une colonne à une autre pour changer son statut -- par exemple, de « À faire » à « En cours »
•Faites glisser une carte vers le haut ou vers le bas au sein d'une colonne pour la réordonner par rapport aux autres cartes
•La position de dépôt est indiquée par un espace réservé visuel pendant que vous faites glisser, pour que vous puissiez voir exactement où la carte atterrira
•Toutes les modifications par glisser-déposer sont sauvegardées automatiquement

ASTUCE

Réordonner les cartes au sein d'une colonne est un moyen simple d'indiquer la priorité relative. Placez les tâches les plus importantes en haut de chaque colonne pour qu'elles soient la première chose que vous voyez.

Tâches de la barre latérale

En plus des tableaux de tâches complets, Plotiar propose une liste de tâches légère par document dans la barre latérale droite. Les tâches de la barre latérale sont séparées des tableaux de tâches -- ce sont des choses à faire rapides et informelles qui vivent aux côtés d'un document spécifique.

Listes de tâches par document

Ouvrez la barre latérale droite pendant l'édition de n'importe quel document et passez à l'onglet Tâches. Ici, vous pouvez ajouter des tâches simples avec un titre et une case à cocher. Cochez-les au fur et à mesure. Les tâches de la barre latérale sont parfaites pour suivre de petits éléments d'action comme « ajouter un dialogue à la scène 3 », « vérifier l'orthographe du nom » ou « insérer un saut de chapitre ».

•Les tâches de la barre latérale sont liées au document actuellement ouvert
•Ajoutez une tâche en tapant dans le champ de saisie et en appuyant sur Entrée
•Cochez les tâches terminées d'un seul clic
•Supprimez les tâches dont vous n'avez plus besoin
•Les tâches de la barre latérale sont visibles par tous les collaborateurs ayant accès au document

Utilisez les tâches de la barre latérale pour des choses à faire rapides et éphémères et les tableaux de tâches pour des flux de travail structurés en plusieurs étapes. Ils se complètent bien -- les tâches de la barre latérale pour les petites choses, les tableaux de tâches pour la vue d'ensemble.

Mode observateur

Les collaborateurs avec le rôle Observateur peuvent voir l'ensemble du tableau de tâches mais ne peuvent pas effectuer de modifications. Le mode observateur offre un accès en lecture seule complet à toutes les colonnes, cartes et détails des cartes.

Accès en lecture seule

Les observateurs peuvent parcourir le tableau, ouvrir les cartes pour lire leurs descriptions, listes de contrôle et métadonnées, et voir l'état global du projet. Ils ne peuvent pas ajouter, modifier, déplacer ou supprimer des cartes ou des colonnes. C'est utile pour les parties prenantes qui ont besoin de visibilité sur la progression sans pouvoir modifier le plan.

•Les observateurs voient la même disposition de tableau que les éditeurs, y compris tous les détails des cartes
•Le glisser-déposer est désactivé en mode Observateur -- les cartes ne peuvent pas être déplacées
•Les boutons « Ajouter » pour les colonnes et les cartes sont masqués pour les observateurs
•Les commentateurs peuvent voir le tableau et laisser des commentaires mais ne peuvent pas non plus modifier les cartes ou les colonnes

ASTUCE

Si vous travaillez avec des bêta-lecteurs, des clients ou d'autres parties prenantes qui ont besoin de voir votre progression, partagez le projet avec eux en tant qu'Observateurs. Ils obtiennent une visibilité complète sur votre tableau de tâches sans aucun risque de modifications accidentelles.