Plantilla

Plantilla de Seguimiento de Envíos

Última actualización 11 de mayo de 20269 min de lectura

Si estás consultando con agentes literarios, enviando relatos cortos a revistas o presentando no ficción a editoriales, en un par de meses te quedarás sin capacidad mental para seguir dónde está cada cosa. ¿Quién lo tiene? ¿Cuándo lo enviaste? ¿Respondieron? ¿Hiciste seguimiento? ¿Qué agentes pidieron el manuscrito completo y cuáles solo las primeras cincuenta páginas? ¿Qué revistas aceptan envíos simultáneos y cuáles no? Sin un sistema, acabarás enviando el mismo proyecto al mismo agente dos veces, o sin responder a una editora interesada porque se te pasó el correo, o retirando un texto que aún estaba en consideración en otro sitio.

Esta plantilla te da un seguimiento de envíos funcional. Está pensada para novelistas que consultan con agentes, pero la misma estructura sirve para autores de ficción breve que envían a revistas literarias, para autores de no ficción que ofrecen propuestas a editoriales y para guionistas que llevan el registro de envíos de guion. La disciplina es la misma: registrar cada envío, anotar cada respuesta y dejar visible la siguiente decisión.

Un principio de marco. El tracker no es solo contabilidad: es un documento estratégico. Leer el tracker cada pocas semanas revela patrones. ¿Qué tipo de agentes están respondiendo más rápido? ¿Qué versiones del manuscrito han generado más interés? ¿Dónde se están agrupando los rechazos y qué podrían tener en común? El tracker es tu bucle de retroalimentación sobre tu propia estrategia de envíos.

Sección 1: Cabecera del proyecto

Cada proyecto tiene su propio tracker. Para cada uno, registra:

Título del proyecto: Incluyendo cualquier cambio de título durante el proceso de envío.
Número de palabras: Recuento final del manuscrito. Útil para cuadrar con las preferencias de palabras de agentes y editoriales.
Género y subgénero: Con concreción. "Fantasía adulta" es género; "fantasía épica con magia dura y protagonista femenina" es subgénero. El subgénero suele determinar qué agentes encajan bien.
Títulos comparables: De tres a cinco títulos comp que sitúen tu libro en el mercado. Los citarás en las cartas de consulta.
Materiales preparados: Carta de consulta, sinopsis (versión de una página y más larga), primeras diez páginas, primer capítulo, primeros tres capítulos, manuscrito completo. Qué versiones tienes listas para enviar.
Fecha del primer envío: Cuándo arrancó la campaña de envíos. Útil para llevar la cuenta del tiempo total transcurrido.

Sección 2: Base de datos de destinatarios

Para cada agente, revista o editorial al que podrías enviar, registra:

Identificación

Nombre: La persona concreta, no solo la agencia o la publicación.
Organización: La agencia, revista o editorial.
Cargo: Agente senior, editora junior, editor asociado. Útil para entender la jerarquía y la autoridad.
Email: La dirección de envíos, a menudo distinta de la dirección personal.

Requisitos de envío

Qué quieren: Solo consulta, consulta más primeras diez páginas, consulta más primer capítulo, parcial (50 páginas), manuscrito completo cuando lo soliciten. Distintos requisitos significan que necesitas tener listas distintas versiones de tus materiales.
Cómo enviar: Email, formulario online (QueryTracker, portal propio de la agencia), correo postal. Cada vez es más raro necesitar la tercera opción.
Envíos simultáneos aceptados: Sí / No / Sí siempre que se declare. Para envíos de ficción breve, esto es crítico. Para consultas de novela, la mayoría de agentes acepta consultas simultáneas.
Tiempo de respuesta: El plazo declarado (a menudo de 6 a 12 semanas). Útil para saber cuándo dar seguimiento.
Política de "sin respuesta significa rechazo": Muchos agentes y revistas no responden a los rechazos. Saberlo de antemano te ahorra esperar de manera indefinida.

Notas de encaje

Por qué encajan: Nota breve sobre por qué este agente o revista es un buen encaje para tu proyecto. Sus intereses declarados, su cartera de clientes, sus autores publicados, su staff. El "por qué" hace que tu carta de consulta sea concreta y te salva cuando estás personalizando decenas de envíos.
Conexión o referencia, si la hay: "Nos conocimos en la conferencia de 2025" o "Su cliente Autor X me recomendó consultarle".
Notas de preferencia personal: "Prefiere ficción guiada por personaje" o "Dijo en su última entrevista que está buscando misterio". Lo que sea que hayas aprendido sobre lo que quieren.

Qué escribir aquí: Una entrada completa por cada agente, revista o editorial al que podrías enviar. Construye esta base de datos antes de empezar a enviar; no la construyas mientras envías.

Sección 3: Registro de envíos

Cada envío tiene su fila en el registro. El registro es la columna vertebral del tracker.

Para cada envío:

Destinatario: Enlazado a su entrada en la base de datos.
Fecha de envío: El día en que salió el envío.
Materiales enviados: Solo consulta / consulta + 10 páginas / consulta + primer capítulo / parcial / completo. Cuadra con lo que el destinatario pidió.
Versión de la carta de consulta: Si has iterado tu carta, lleva el registro de qué versión fue a dónde. Los datos serán útiles después para comparar tasas de respuesta.
Notas de personalización: Cualquier cosa específica de este envío. El gancho que usaste, el título comp que mencionaste, la referencia que citaste.
Respuesta esperada para: Fecha de envío más la ventana de respuesta declarada.

Sección 4: Seguimiento de respuestas

Para cada envío, registra las respuestas a medida que llegan.

Estado: Pendiente, rechazado (forma estándar), rechazado (personalizado), parcial solicitado, completo solicitado, oferta de representación (o de publicación), retirado.
Fecha de respuesta: Cuándo recibiste la respuesta.
Tiempo de respuesta: Calculado: días desde el envío hasta la respuesta. Útil para detectar agentes que son sistemáticamente rápidos o lentos.
Contenido de la respuesta: La respuesta real, en resumen. Los rechazos estándar pueden capturarse con una sola etiqueta. Los rechazos personalizados merecen notas más detalladas: las concreciones contienen a menudo feedback valioso.
Acciones de seguimiento: Lo que necesitas hacer a continuación. ¿Enviar el parcial solicitado? ¿Una nota de agradecimiento? ¿Volver a consultar en seis meses con el siguiente libro? ¿Actualizar los títulos comp en función del feedback del rechazo?

Sección 5: El pipeline activo

Una vista que muestra solo los envíos actualmente en juego. Filtra el registro por estado = pendiente, parcial solicitado o completo solicitado, y tendrás tu pipeline activo de un vistazo.

Es la vista que revisas cada lunes. Te dice:

Cuántos frentes tienes abiertos.
Qué respuestas están retrasadas y merecen un seguimiento educado.
Qué agentes tienen ahora mismo tu manuscrito completo (y, por tanto, a qué agentes tendrías que avisar si recibieras una oferta).
Si deberías estar consultando con más agentes para mantener el pipeline lleno.

Un pipeline saludable de consultas de novela suele tener entre 5 y 10 consultas activas en cualquier momento, con otras 20-30 ya enviadas y rechazadas o pendientes más allá de la ventana declarada. Por debajo de eso, no estás generando suficiente volumen para aprender algo de los rechazos. Por encima, corres el riesgo de perder el control.

Sección 6: Revisión estratégica

Haz esta revisión cada 6-8 semanas durante una campaña de envíos. Es donde el tracker deja de ser contabilidad y se convierte en herramienta estratégica.

Envíos totales hasta la fecha: Volumen.
Tasa de respuesta: Qué porcentaje de envíos ha generado alguna respuesta (rechazo o petición).
Tasa de peticiones: Qué porcentaje ha generado peticiones de parcial o de completo. Para novelas, cualquier valor por encima del 5-10% es sólido; por debajo del 3% sugiere que la carta de consulta o las primeras páginas necesitan trabajo.
Contenido de los rechazos personalizados: ¿Qué patrones emergen? Que varios agentes mencionen el mismo problema (la apertura, la voz del protagonista, el ritmo) es una señal que conviene atender.
Ajustes a considerar: ¿Revisar la consulta? ¿Revisar el primer capítulo? ¿Cambiar el posicionamiento de género? ¿Ampliar o estrechar la lista de objetivos? ¿Pausar y revisar el propio manuscrito?

Sección 7: Fase de ofertas

Si recibes una oferta de representación (para consultas de novela) o de publicación (para ficción breve), el tracker entra en otro modo. Registra:

Detalles de la oferta: Quién, cuándo, resumen de los términos.
Otros agentes a los que avisar: A todos los agentes que en ese momento tengan tu manuscrito completo hay que decirles que tienes una oferta, con un plazo razonable (normalmente de 1 a 2 semanas). Este protocolo es importante y se respeta ampliamente.
Notas comparativas: Si recibes varias ofertas, registra las preguntas y respuestas de cada conversación. Distintos agentes trabajan de distintas maneras, y la pregunta del "encaje" es al menos tan importante como las concreciones de la oferta.
Llamadas de referencia completadas: Si hablaste con clientes actuales de un agente que te ofrece, registra lo que aprendiste.

Cómo personalizar esta plantilla

Para consultas de novela: Usa todas las secciones. Planifica enviar consultas en tandas de 8-12 agentes a la vez. La mayoría de campañas de consulta exitosas tienen entre 60 y 120 envíos totales repartidos a lo largo de 6-18 meses.
Para envíos de ficción breve: La sección 2 (base de datos de destinatarios) y la sección 3 (registro de envíos) son las más importantes. Lleva el registro de los envíos simultáneos con cuidado y retira de inmediato un relato si es aceptado en otro sitio.
Para propuestas de no ficción: Añade una sección sobre qué agentes representan el tipo de no ficción que escribes. La representación de no ficción es más especializada que la de ficción.
Para guionistas: Adapta la sección 2 para registrar productoras, mánagers y concursos. La forma del pipeline es distinta, pero la disciplina es la misma.
Para autores autoeditados: Sustituye la base de datos de agentes y editoriales por un tracker de lanzamiento y marketing. La misma estructura de plantilla (destinatarios, envíos, respuestas) se adapta al contacto con blogueros, podcasters y clubes de lectura.

Lleva el seguimiento de tus envíos en Plotiar. Guarda las versiones de tu carta de consulta, la base de datos de destinatarios y el registro de envíos en un solo proyecto, para que el panorama estratégico esté siempre a la vista. Pruébalo gratis.